Cách kiểm soát chi phí thu mua tủ trưng bày lạnh mở cho siêu thị

Tủ trưng bày lạnh mở là thiết bị cốt lõi để trưng bày thực phẩm tươi sống, đồ uống và thức ăn chín trong siêu thị. Thu mua không chỉ đơn thuần là so sánh giá để lựa chọn. Chỉ theo đuổi giá thấp thường dẫn đến sự gia tăng mạnh các chi phí ẩn như tiêu thụ năng lượng cao, hỏng hóc thường xuyên và bảo trì tốn kém trong giai đoạn sau. Để cắt giảm chi phí và nâng cao hiệu quả, siêu thị cần từ bỏ tư duy truyền thống chỉ tập trung vào đơn giá thu mua. Dựa trên chi phí toàn bộ vòng đời, cần kiểm soát chính xác từ nhiều khía cạnh bao gồm lựa chọn model, thu mua, kênh phân phối, vận hành & bảo trì và quy hoạch mua số lượng lớn, nhằm đạt được sự cân bằng tối ưu giữa đầu tư ban đầu và vận hành sau này.

Thiết lập khái niệm chi phí toàn bộ vòng đời là tiền đề cốt lõi để kiểm soát chi phí thu mua tủ trưng bày. Hầu hết các siêu thị mắc sai lầm trong thu mua là cố gắng hạ thấp đơn giá thiết bị quá mức trong khi bỏ qua chi phí vận hành lâu dài. Trên thực tế, tổng chi phí của một tủ trưng bày lạnh mở bao gồm bốn phần chính: chi phí thu mua, chi phí tiêu thụ năng lượng, chi phí bảo trì và tổn thất khấu hao. Trong đó, chi phí tiêu thụ năng lượng và vận hành & bảo trì lâu dài chiếm tỷ trọng lớn hơn nhiều so với giá mua ban đầu. Dữ liệu ngành liên quan cho thấy đối với tủ trưng bày lạnh thương mại, chi phí tiêu thụ năng lượng có thể chiếm tới 90% trong toàn bộ vòng đời của chúng. Thiết bị giá rẻ và hiệu suất năng lượng thấp có vẻ tiết kiệm tiền, nhưng sẽ dẫn đến việc vượt chi đáng kể trong hóa đơn tiền điện hàng năm. Nó cũng dễ gặp các vấn đề như hỏng máy nén và làm lạnh không đều, gây ra tổn thất bổ sung bao gồm hư hỏng hàng hóa và ngừng kinh doanh để bảo trì. Do đó, logic thu mua cốt lõi nên chuyển từ mua giá rẻ sang vận hành lâu dài hiệu quả về chi phí. Doanh nghiệp nên tính tổng chi phí toàn bộ vòng đời 5 năm trước tiên thay vì chỉ so sánh báo giá một lần, nhằm tránh lãng phí chi phí ẩn ngay từ nguồn.

Khớp chính xác nhu cầu và lựa chọn model khoa học là bước then chốt để kiểm soát chặt chẽ chi phí thu mua. Các cửa hàng có quy mô khác nhau và ngành hàng kinh doanh khác nhau có yêu cầu rất khác nhau về thông số kỹ thuật và chức năng của tủ trưng bày. Lựa chọn mù quáng các model cao cấp quá khổ và đầy đủ chức năng sẽ gây ra thiết bị dư thừa và vốn nhàn rỗi. Ngược lại, các model cấp thấp không thể đáp ứng yêu cầu trưng bày và giữ tươi và sẽ mang lại tổn thất vận hành.

Việc lựa chọn model nên được thực hiện theo tình huống thực tế của cửa hàng trong quá trình thu mua. Các siêu thị cộng đồng nhỏ có thể sử dụng tủ trưng bày làm mát bằng không khí nhỏ gọn để cân bằng hiệu quả trưng bày và tận dụng không gian. Các siêu thị tổng hợp lớn có thể chọn các model tiêu chuẩn với vùng nhiệt độ tương ứng cho khu vực thực phẩm tươi sống và đồ uống riêng biệt.

Đồng thời, cần chú ý đến cấu hình hiệu suất năng lượng của thiết bị. Nên ưu tiên các model có hiệu suất năng lượng Cấp 1, được trang bị máy nén biến tần, đèn LED tiết kiệm năng lượng và rèm tiết kiệm năng lượng ban đêm. Mặc dù thiết bị như vậy có đơn giá thu mua cao hơn một chút, nhưng có thể giảm tiêu thụ năng lượng 30%–40% và mang lại lợi ích tiết kiệm năng lượng lâu dài đáng kể. Ngoài ra, chọn vật liệu và phụ kiện hợp lý. Ưu tiên các model có phụ kiện phổ biến như môi chất lạnh thân thiện với môi trường thông thường và kính cường lực chống nổ dày. Tránh các model có phụ kiện tùy chỉnh đặc thù có thể mang lại phí cao hơn cho việc sửa chữa sau này, nhằm cắt giảm hiệu quả chi phí bảo trì.

Tối ưu hóa kênh và phương thức thu mua có thể trực tiếp giảm chi tiêu thu mua cứng ban đầu. Mô hình phân phối đa cấp của các đại lý truyền thống tạo ra chênh lệch giá cho trung gian và phí cao hơn cho kho bãi và logistics, đẩy chi phí thu mua thiết bị lên cao. Để đối phó, siêu thị có thể điều chỉnh kênh thu mua và hợp tác trực tiếp với nhà sản xuất gốc để loại bỏ các khâu lưu thông trung gian. Chi phí thu mua thiết bị cùng thông số kỹ thuật có thể giảm hơn 25%.

Đối với siêu thị chuỗi và các tình huống thu mua mở rộng nhiều cửa hàng, có thể áp dụng phương thức thu mua tập trung số lượng lớn. Hầu hết các nhà sản xuất trong ngành cung cấp chính sách chiết khấu theo bậc và hoàn tiền cho đơn hàng số lượng lớn trên 10 chiếc, giảm đáng kể chi phí thu mua đơn vị.

Lưu ý rằng cần xây dựng cơ chế xem xét báo giá chuẩn hóa trong quá trình thu mua. Nên yêu cầu nhà cung cấp cung cấp bảng báo giá chi tiết ghi rõ các khoản phí khác nhau cho thiết bị chính, lắp đặt, vận chuyển, bảo hành chất lượng và dịch vụ sau bán hàng để chấm dứt các khoản phí ẩn. Đồng thời, so sánh báo giá từ 3–5 nhà sản xuất đủ điều kiện, và tiến hành sàng lọc toàn diện kết hợp năng lực, uy tín và khả năng sau bán hàng để ngăn chặn việc mua thiết bị giá rẻ nhưng kém chất lượng.

Ký kết thỏa thuận sau bán hàng dài hạn và thúc đẩy quy hoạch vận hành & bảo trì giúp giảm chi phí ẩn sau này. Chi phí sau bán hàng và bảo trì thiết bị là phần mở rộng của chi phí thu mua và cũng là lỗ hổng chi phí dễ bị bỏ qua. Ở giai đoạn ký hợp đồng, các điều khoản sau bán hàng cần được quy định rõ ràng. Nên ưu tiên các nhà cung cấp cung cấp bảo hành chất lượng 3 năm hoặc lâu hơn cho các linh kiện cốt lõi và bảo trì trọn đời chi phí thấp, nhằm tránh hiệu quả chi tiêu cao để thay thế phụ tùng do hỏng thiết bị trong ngắn hạn.

Từ chối phương thức vận hành coi trọng thu mua hơn bảo trì. Trong quá trình thu mua, liên hệ nhà sản xuất để có được các phương án vận hành & bảo trì chuẩn hóa, và làm rõ chu kỳ và tiêu chuẩn cho việc vệ sinh hàng ngày, xả tuyết, thay bộ lọc và kiểm tra thiết bị để giảm tỷ lệ hỏng thiết bị. Hệ thống vận hành & bảo trì hợp lý có thể kéo dài hiệu quả tuổi thọ thiết bị, giảm tổn thất do ngừng máy để bảo trì, tối đa hóa việc phân bổ chi phí khấu hao thiết bị, và thực hiện giảm chi phí lâu dài không lo lắng sau khi thu mua một lần.

Ngoài ra, thu mua chuẩn hóa và phối hợp tồn kho có thể tối ưu hóa hơn nữa cấu trúc chi phí. Siêu thị chuỗi có thể xây dựng tiêu chuẩn thu mua thiết bị thống nhất, cố định thông số model, tiêu chuẩn hiệu suất năng lượng và yêu cầu sau bán hàng để thực hiện thu mua chuẩn hóa số lượng lớn, nâng cao khả năng thương lượng, và tạo điều kiện cho phụ tùng phổ thông và bảo trì thống nhất trong giai đoạn sau, giảm độ phức tạp và chi phí vận hành & bảo trì. Đối với thu mua cửa hàng đơn lẻ, số lượng mua có thể được lập kế hoạch hợp lý và khớp chính xác với nhu cầu trưng bày của cửa hàng để tránh lãng phí thiết bị nhàn rỗi. Đồng thời, có thể ưu tiên các model tiêu chuẩn có thể tái sử dụng và di chuyển để thích ứng với các tình huống như điều chỉnh bố cục cửa hàng và di dời cửa hàng mới, nâng cao hiệu quả sử dụng thiết bị và kích hoạt giá trị tài sản cố định.